Tips voor het organiseren van uw werk & werkplek

Indeling bureau
In uw bureau horen alleen spullen thuis die u regelmatig nodig hebt, alle overige spullen kunnen in een (algemene of archief) kast. Leg in een van de bovenste lades van uw bureau hulpmiddelen zoals pennen, nietmachine, paperclips e.d. Veel bureaus hebben een losse pennenlade in de bovenste bureaulade. Deze lade maakt het mogelijk om eronder ook (kleine) spulletjes op te bergen. Leg in de andere bovenste lade uw agenda en actiepunten-lijstje, een blocnote, en dergelijke, spullen die u dagelijks nodig hebt en die te groot zijn voor de pennenlade. Veel bureaus hebben een hangmappenlade, hang hierin de hangmappen met stukken die u regelmatig nodig hebt (werkoverleg, dossiers van klanten waarmee u vaak contact hebt en van projecten waarmee u nu bezig bent). In de overige lade(s) kunt u een kleine voorraad opnemen van hulpmiddelen die u veel gebruikt (een doosje met nietjes, enkele insteekmapjes, enveloppen, enzovoort) of persoonlijke spullen (uw visitekaartjes bijvoorbeeld).

Tijdens het werk
Neem aan het begin en aan het einde van uw werkdag uw actiepuntenlijst door. Aan het begin van de dag doet u dit om te bepalen wat u vandaag gaat/moet doen en aan het einde van de dag om te bepalen wat u kunt afvinken en wat nog over is gebleven. Ruim papieren bij voorkeur direct op maar in ieder geval dagelijks en wen uzelf eraan uw spullen op te ruimen direct na het afronden van een taak. Op die manier hebt u alleen spullen op uw bureau die te maken hebben met de taak waar u nu aan bezig bent en is uw bureau aan het einde van de werkdag (na het afronden van de laatste taak) ook opgeruimd. Schrijf actie-punten die u moet uitvoeren meteen op. Gebruik hiervoor een blocnote, schrift of actie-puntenlijst (of zet ze in de takenlijst van Outlook). Noteer actiepunten bij voorkeur gesor-teerd op datum (deadline), dan blijft het overzichtelijk.

Het organiseren van papieren
Papieren (e-mails, brieven, nota’s, rapporten, enz.) ordent u in hangmappen, ordners of lectuurbakken / archiefdozen (geschikt voor dikke rapporten). Geef hangmappen en lectuur-bakken / archiefdozen een duidelijke en logische naam en gebruik tabbladen in ordners waarop u kunt schrijven wat zich daarachter bevindt. Kartonnen tabbladen waarop u kunt schrijven of tabbladen met ruitertjes verdienen de voorkeur, omdat u dan geen index van de ordner hoeft te maken. Indien de inhoud van een ordner op alfabet of nummer wordt gerang-schikt (datum in een maand, weeknummer, maanden in een jaar), kunnen alfabet- of cijfer-tabbladen prima dienst doen. Neem niet teveel verschillende onderwerpen op in 1 ordner, hangmap of lectuurbak / archiefdoos, alleen onderwerpen die echt bij elkaar horen. Gebruik smalle ordners voor onderwerpen waarvan u niet zoveel stukken hebt.

Nog 5 minuten
Soms is uw werktijd om voordat u het in de gaten hebt en moet u rennen om de bus (trein, tram) te halen. Of u moet ineens naar een werkoverleg, terwijl uw bureau bezaait ligt met documenten, waar een ander niets mee te maken heeft. Dan heb u geen tijd om alles nog netjes op te ruimen. Als u regelmatig slechts 5 minuten hebt om te zorgen voor een lege werkplek, zorg dan dat u altijd een lege plank hebt in een kast (met deuren en eventueel een slot) of een lege, diepe lade in uw bureau. Leg uw spullen/papieren op een stapel en schuif deze stapel in de kast of lade, slot erop en niemand die iets ziet. Zodra u terug bent op uw werkplek, haalt u uw spullen weer tevoorschijn en kunt u verder werken.